経理合理化の目的は、「無駄な作業や過重な作業をできる限り削減することで、経理の業務をシンプルにすることです」。仕事量が増えると、それを担当する作業者の人件費が増えます。仕事をシンプルにして、人件費などのコストを削減すると、その分利益が出るようになります。

　経理合理化のポイントには、以下のようなものがあります。

①　管理するものを必要最低限に減らす

　小口現金を無くしましょう。小口現金があるとそれを管理する人が必要になります。通常、経理担当者が小口現金の出し入れを行い、その都度入出金の取引内容を現金出納帳に記録し、現金有高を数えて現金出納帳の残高と照合しなければなりません。でも、もし小口現金がなくなったら、小口経費の精算ができないのではという疑問が当然生じます。しかしながら、何も経費精算の手段は小口現金しかない訳ではありません。

　預金口座を減らしましょう。預金口座の数が多いほど仕事が増えます。口座ごとに残高不足が起きないように、頻繁に銀行口座間の資金移動が生じるからです。可能な限り預金口座を１つに近づけましょう。預金口座が１つになれば、預金通帳を見れば、お金の流れが分かるようになります。
　そのほか、「在庫」、「売掛金」、「手形」、「固定資産」など、できるだけ管理するものをなくしていきましょう。

②　まとめて一括処理する

　あなたの会社では、立替経費の精算をその都度行なっていませんか？実際の所、
多くの会社では、社員の請求に応じて、毎日毎日立替経費の精算をしています。

　立替経費精算を毎月1回に限定しましょう。各社員からの立替経費の精算は、例えば、毎月末締めで翌月５日までに経理に請求してもらいます。請求金額は給料に上乗せして銀行振込にします。銀行振込にすれば、現金の出し入れがなくなりますので、小口現金を廃止しやすくなります。
　立替経費のほとんどは交通費です。それ以外の経費（例えば、交際費？）もないことはありませんが、金額の大きい支払は、個人で立替えるのを止めて請求書を発行してもらって会社から支払うようにします。
　同様に、給与以外の支払（振込）業務なども特定の日を決めて、まとめて処理するようにすれば作業効率が上がります。

③　経理作業をシステム化する

　経理の仕事は、毎月同じ作業の繰り返しが基本となります。そのためには、作業をシステム化することが重要です。システム化とは、言い換えればコンピューター化することです。コンピューター化すれば、その作業を誰でもできるようになります。

　例えば、先程の立替交通費の精算書を取り上げてみましょう。ひと昔前であれば、所定の用紙に必要事項を記入した上で経理に提出し、精算書を見ながら経理が処理するのがするのが一般的でした。最近は、ペーパーレス化が進み、ネットワーク環境を利用して、デジタル化されたデータを経理が受取り処理することも可能です。もちろん、そこまで行かなくても、お金を賭けずにできるシステム化を心がけましょう。

　次に、経理作業のシステム化では、「会計ソフトの活用」が重要です。従来から、会計ソフトは中小企業でも積極的に利用されてきました。しかし、会計ソフトへの入力データの作成（振替伝票の作成）は、簿記の知識が要る専門職の仕事でした。しかしながら、会計ソフトが進歩した結果、会計データの入力は簿記を知らない人でも可能になったのです。

　開業間もない会社の場合、従来は経理事務は会計事務所にアウトソーシングするのが一般的でした。しかしながら、会計ソフトが進歩した現在では、良きアドバイザーがいれば、誰でも処理可能です。当社が、実際にパソコン会計の導入をお手伝いさせていただいた会社では、社長自ら（又は奥様）が一人で会計処理を行なっているところが何社もあります。

　会計事務所にアウトソーシングするよりも、会計ソフトを利用して自社で会計処理すれば、会計事務所に支払う顧問料は確実に安くなります。

④　不必要な作業は止める

　当たり前のことですが、実はこのような事例は結構あります。その代表例が、「入力前に振替伝票を作成する」作業です。

　昔から会計ソフトを利用してきた経理担当者の方はご存知かも知れませんが、昔の会計ソフトは、入力画面と結果出力画面は全く別物でした。そのため、入力作業は入力画面でひたすら行い、その後結果出力画面で残高確認などの検証作業を行ないます。ひたすら入力作業を行なうには、入力前に振替伝票を作成した方が作業効率が上がります。

　しかしながら、現在の会計ソフトは、入力する度に残高確認などの検証作業を行ないます。そのため、わざわざ振替伝票を作成する必要がないのです。ところが、昔からの習慣で今でも振替伝票を作成する人が結構いるのです。

　その他、実際に合理化をすすめていくときには、無意味な帳票がよくあるものです。昔は何か別の作業のために必要であったものが、いつの間にか、その作業がなくなってしまったのでしょう。また、同じような帳票を二重に作成することもよくあるものです。

Ｑ１．立替経費の精算を毎月１回銀行振込みにした場合、実際の経理処理はいつどのようにすればいいですか？

　原則として、毎月の立替経費の精算については、銀行振込みを行った日にまとめて経理処理するのが合理的です。月に１度まとめて同じ日に経費のチェック、集計、支払い、経理処理を行うことにより、同じ資料を何回も見直す必要がなくなり、作業時間が大幅に短縮できます。また煩雑な領収書の整理に関しても、同じ日に銀行振込票と一緒にファイルしてしまいます。この場合、経費の計上は、期中はすべて支払日に経費計上されることになります。
　ただし、毎月の立替経費の金額が大きく変動する場合は、未払金処理を行う方が望ましいでしょう。

　また、経費精算の申請の際には、領収書等だけでは取引内容が不明瞭なものについてその内容を必ずメモ書きしてもらうのも忘れずに徹底しましょう。


Ｑ２．立替経費の精算を毎月１回にする場合、社員にはどのように説明すればいいですか？

　立替経費の精算を、社員から請求がある都度、また、週に1回程度行なっている場合、これを月に１回にすると「社員から不満が出るのではないか」と心配になり、なかなか実行できない会社が少なくありません。

　やってみるとわかりますが、これは会社のルールですので、「立替経費の精算は、毎月1回にします」と発表してしまえば、そのときは陰で不平を言う人が出るかもしれませんが、実際にスタートしてしまえば、それ以降問題になることはありません。発表に際しては、趣旨（経理の合理化による経費削減）及び役員会で決定した旨を盛り込み、必ず社長名で行なってください。また、しばらくの間は、これを掲示板に掲示しておきます（口頭だけでなく文書にすることにより徹底します）。

　ほとんどの会社では、立替経費精算のルールが経理規程等に盛り込まれているわけではなく（経理規程に定められている場合は改訂してください）、これまでの慣習で行なわれているだけですので、合理的なやり方を、ルールを決めて実施していきます（社員の給料を給与規程により月に１度支給しているのと同じです）。